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Uma alternativa que vem se tornando muito comum nas administradoras é o pagamento de contas através de troca de arquivos com os bancos, basicamente esse processo consiste na geração de arquivos contendo os registros dos pagamentos e o envio desses arquivos para o banco. Os sistemas Base Locação e Base Condomínio têm esse procedimento através do módulo de contas a pagar eletrônico que atualmente está habilitado para os bancos: Unibanco, Itaú, SAFRA, Bradesco e Real.

O Icondo já permite que os gerentes de condomínio tenham login e senha próprios, através desse acesso o gerente consegue ter uma visão dos condomínios da sua carteira sem misturar com os condomínios de outros gerentes. Em breve essa funcionalidade também estará disponibilizada para os gerentes de locação.

O Sistema Base Locação permite o controle de desmembramento de contas a pagar, esse controle é bastante útil, pois permite que o pagamento seja detalhado nos seus itens, inclusive com a possibilidade de cobrança individual ao locatário. Um exemplo prático se aplica a recibos de condomínio que são compostos de dois ou mais itens e nem sempre todos os itens são cobrados do locatário, com esse controle o pagamento é tratado em conjunto, porém a cobrança ao locatário pode ser detalhada.

Apesar dos nossos sistemas permitirem a emissão de cobrança bancária através de boletas pré-impressas, essa modalidade pode ser considerada como inadequada, existem outras modalidades de emissão de cobrança que permitem uma apresentação melhor, além de proporcionar um controle mais avançando no que diz respeito ao processamento das baixas através da movimentação bancária. As cobranças poderão ser emitidas através de impressora laser local com o lay-out fixo dos nossos sistemas, ou através da geração e envio de arquivo para impressão externa (bureaux) permitindo uma flexibilidade maior quanto ao lay-out dos recibos, combinado junto a empresa que fará a impressão.

Os sistemas Base Condomínio e Base Locação permitem a emissão e controle total das notas fiscais referentes aos serviços prestados. A configuração do layout de impressão da nota fiscal pode ser feita pelo próprio usuário, sem a necessidade de alteração no programa. Além dessas facilidades, através do cadastro das notas fiscais geradas poderão ser emitidos relatórios de controle, como o relatório de notas fiscais emitidas e canceladas no período incluindo a sua numeração.

Agora, tanto no Base Condomínio quanto no Base Locação podemos contar com o Controle de Rentabilidade, que permite uma visão de todos os serviços cobrados tanto dos Condomínios quanto dos Proprietários.

Este controle é feito através da geração de dados em arquivos no padrão Excel que poderão ser manipulados. Esses serviços podem ser parametrizados com a possibilidade de definição de custo por serviço.

Portanto, mantenha-se atualizado sobre os novos recursos e as melhores maneiras de utilizar os sistemas da Base. Acompanhe as dicas publicadas neste Blog.

Para melhorar cada vez seus sistemas a Base se preocupa em fazer sempre atualizações. Dessa forma, foi lançado no Base Filtro o formulário de IR Anual com informações dos valores necessários para a declaração anual de rendimentos do proprietário. Outra novidade neste sistema é o formulário de  Ficha de Imóveis com informações cadastrais dos imóveis e do contrato de locação.

Foi implementado, no Base Condomínio e como no Base Locação, o Controle de Itens Opcionais.

Este utilitário permite facilitar o controle da cobrança e/ou devolução de serviços extras cobrados dos condomínios e inquilinos, como seguro opcional.  Nele poderão ser cadastrados serviços opcionais, definidos valores e forma de devolução, além da emissão de relatórios de apuração da devolução destes itens.